Utilizar Office Home and Business o Microsoft 365 para la empresa puede ser importante para la productividad como por un tema de costos dentro de la organización. Por lo que surgen preguntas como:

• ¿Cuál licencia comprar?
• ¿Cuál es la diferencia entre Microsoft 365 vs Office Home and Business?
• ¿Cuál es más rentable para la organización?

Así que pasaremos a resolver las siguientes preguntas.

¿Cuál licencia comprar de Office: Home and Business o Microsoft 365?

El software de productividad es muy importante para cualquier negocio sin importar su tamaño ya que con ello se pueden crear cotizaciones de ventas, calculo de impuestos, presentaciones, mandar correos y un largo etc.

¿Pero que licencia debo comprar como organización?

Al ser una empresa pequeña, con menos de 3 usuarios y que apenas has abierto en donde aún el futuro es incierto y no hay capital para invertir, la mejor opción es hacer uso del Open Office es seguro y no arriesgas la información.

Pero si eres una organización aunque sea de uno y tenga desde un principio un capital asignado para las herramientas de trabajo puedes adquirir Microsoft 365, ya que se puede desde un usuario bajo un compromiso anual y sin ello. Lo cuál lo hace muy flexible para colaborar, trabajar en equipo y fácil presupuestar.

 Así que puedes pasar de un CapEx a un OpEx.

Mientras tanto con la licencia Home and Business la licencia al ser de un pago único, evitas el pago mensual de esta y te olvidas de ello por un tiempo.

También tiene que ver con el tipo de infraestructura con la que ya cuentas, muchas veces pasar a la nube es complicado para algunas organizaciones ya sea por que tienen que cumplir con alguna regulación o por un tema de contrato.

Tabla 1 Posibles argumentos de utilizar Office Home and Business o Microsoft 365

Así que la licencia que debes comprar debe ir orientada al análisis que hagas previamente para ello y que igual puedes hacer una combinación de estás si así lo requiere tu organización.

¿Cuál es la diferencia entre Microsoft 365 vs Office Home and Business?

Otro de los factores para saber cuál comprar es comprender las diferencias entre los diferentes planes de Microsoft 365 y la versión On-premise de Office Home and Business.

Esto es importante ya que se cuentan con diferentes versiones de Microsoft 365  vs la versión On-premise con la que contamos con dos versiones: Home and Business y Enterprise, mayormente usada la primera.

La versión de Microsoft 365 cuenta con diferentes diferenciadores como son:

• Herramientas de productividad
  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Outlook
  • Access
  • Publisher
• Servicios en la nube
  • SharePoint Online
  • Exchange Online
  • Microsoft Teams
  • OneDrive Empresarial
• Seguridad avanzada
  • Microsoft 365 Defender
  • Cloud App Security
  • Azure Information Protection
  • Microsoft Defender for Identity
• Servicios de infraestructura
  • Intune
  • Windows 365
• Servicios de plataforma
  • Power Automate
  • Power BI
  • Power Apps
  • Power Virtual Agent
• Plataforma Experiencia del Empleado
  • Viva Connections
  • Viva Engage
  • Viva Insights
  • Objetivos Viva
  • Viva Learning
  • Viva Topics
  • Viva Sales
• Y muchas otras herramientas más según el plan o complemento contratado.

Mientras que con la versión On-premise como es Office Home and Business solo cuentas con:

• Herramientas de productividad
  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Outlook

La versión Enterprise cuenta con:

• Herramientas de productividad de Home and Business más:
  • Access
  • Publisher

En las versiones on-premise se tiene la opción de adquirir Software Assurance para soporte adicional y la opción de actualizar a la nueva versión que salga adelante.

Así que para empezar ya hay una gran variedad de diferencia en las herramientas que puedas llegar a tener adicionales entre una y otra, todo dependerá de la infraestructura que tengas aún, internet, etc., como se vio anteriormente.

Tabla 2 Diferentes tipos de planes en la nube de Microsoft 365 y versiones de Office On-premise

¿Cuánto cuesta una licencia de Office para Empresas?

El costo puede varias según el plan o licencia que adquieras, además esto puede variar según como lo adquieras ya que las versiones de Microsoft 365, si un partner te la ofrece, esta puede incluir servicios administrados bajo un convenio mutuo de cliente-proveedor.

Así que los precios pueden variar, pero los precios actuales en este 2023 son:

Tabla 3 Tabla comparativa de precios de licencias de Microsoft 365 y versiones On-premise de Office.

¿Cuál es más rentable para la organización?

La opción más rentable dependerá de los puntos marcados en la primera tabla, pero haremos un ejercicio para una empresa que tenga 12 colaboradores.

Escenario: con 12 colaboradores y sin servidores

El despacho contable “Somos contadores” cuenta con 12 colaboradores en donde pretenden tener colaboración, comunicación y seguridad en sus usuarios. Además al ser contadores requieren de las herramientas de Office como es Excel y requieren la comunicación constante con el cliente.

Además deben de tener de forma segura la información que se puede considerar clasificada o privada, por lo que se debe tener mucho cuidado en el manejo de la información y su consumo.

Por lo que requieren un análisis de costos y de las posibles herramientas que hay en el mercado.

Se contempla una inflación anual promedio del 7%

Licencias 100% nube

Tabla 4 Resumen de costos de licencia Microsoft 365 Empresa Premium en 6 años

Licencias on-premise y nube[3]

Tabla 5 Resumen de costos de licencia on-premise, zoom y seguridad

Licencias on-premises, Google Business Plus y Slack

Tabla 6 Resumen de costos de licencia on-premise, Google Business Plus y Slack

Conclusión sobre Office perpetuo y Microsoft 365.

La solución que más conviene de Office para una empresa puede variar por diferentes factores, como puede ser internet, infraestructura ya disponible, presupuesto, etc.

Sin embargo para las empresas que tienen la posibilidad de subir la solución a la nube hoy en día es muy rentable ya que como se muestra en las dos tablas del punto anterior con el escenario de 12 licencias.

En el escenario 2 donde se combinan las licencias nube y de un tercero como lo es Zoom la solución sale un 123% más caro en el plazo de los 6 años y el desembolso de capital en el primer año.

Con lo que genera una diferencia en el primer año de $82,295 y una diferencia total de los 6 años de $588,680, lo cuál puede ser una gran diferencia.

Mientras que cuando se hace una combinación de marcas, el costo es mayor de un 13% tanto de la inversión inicial como en el periodo de los 6 años con lo que puede representar un ahorro la primera opción de $62,529 en el transcurso de los 3 años.

NOTA: Es necesario sumar los costos de implementación, administración delegada, soporte y capacitación, estos puntos adicionales pueden ser cruciales para la toma de decisión.

En resumen, con esto la mejor opción por un tema de costos es la primera, en donde se adquiere Microsoft 365 Empresa Premium.

También te podría interesar: 5 directivas de seguridad que puedes habilitar de forma rápida en Microsoft 365. (soltectra.com.mx)

Si tienes dudas para una consultoría y asesoramiento de las licencias que puede requiere tu empresa, ponte en contacto ahora mismo a: contacto@soltectra.com.mx o al teléfono: 55 8885 9811

[1] Referencia Microsoft: Compara todos los planes de Microsoft 365 | Microsoft y Planes de Microsoft 365 Enterprise para el trabajo colaborativo

[2] Referencia Microsoft: Compra Microsoft Office Professional 2021: clave de descarga y precios y Compra Office Hogar y Empresas 2021 (PC o Mac): descarga y precios (microsoft.com)

[3] Se contemplan las licencias de seguridad como add-on para igualar la solución que es 100% nube más la solución de Zoom.