Compartir información desde un sitio web permite ser más incluyente, para nuestra sociedad y es una forma sencilla de poderlo hacer, sin la necesidad de saber sobre HTML, CSS, y otras cosas. Si cuentas con Microsoft 365 ya hay una herramienta para eso.

Así que olvida la forma tradicional de compartir todo el documento, que en ocasiones puede ser pesado o que te equivoques de enviar, esto permite de forma ligera compartir a través de una liga y además de actualizar muy fácilmente.

¿Cuál es la herramienta para compartir información como si fuera un sitio web?

Para compartir información de forma sencilla solo es cuestión de tener 3 cosas:

• Licencia de Microsoft 365 Empresa o Enterprise
• Escribir tu documento en Word
• Sway

Aunque tengas Sway en tu suscripción es importante que comprendas como funciona Word para que puedas dar énfasis a los temas y subtemas que quieras para darle un estilo propio y único.

Con lo cual también recomendamos que le puedas dar un vistazo amplio a tu documento antes de convertirlo en un sitio web, revises ortografía, acceso, textos alternativos a imágenes y sobre todo utilize la herramienta de Ortografía y gramática (Editor) y el diseñador que te permitirá corregir tu documento para dejarlo espectacular.

¿Cómo le podría sacar ventaja a Sway?

La verdad es que tienes una gran infinidad para sacar provecho a la herramienta de Sway, en donde de una forma ágil puedas convertir archivos de Word en sitios web para que puedas compartir con colaboradores, clientes y proveedores.

Sabiendo que no solo lo puedes utilizar de forma interna con tus colaboradores, esto te abre las puertas prácticamente a lo que tu imaginación quiera y que sepas que puede ser información, pública, confidencial o privada, ya que también se presta para ello.

Ya sea que quieras crear un Sway en blanco, con una plantilla o desde un documento.

Esto te da la oportunidad de pensar en la creación de:

• Cartas de presentación
• Portafolios
• Presentación de servicios
• Presentación de líneas de productos
• Presentación al nuevo integrante de la organización
• Presentación de soluciones por industria
• Presentación breve a socios cómo va el trimestre
• Presentar al área comercial como van los avances de ventas
• Etc.

Pasos para convertir un Word en un Sway

Los pasos son muy sencillos realmente, el desconocimiento de esta es la que nos hace no utilizarlo. Pero sus compañeros, clientes y proveedores encontraran una forma fresca de consumir la información sencilla y sin importar desde que dispositivo lo vean.

1. Crear tu documento de Word y guárdalo en la nube ya sea SharePoint Online o OneDrive Empresarial.
2. Ve a la ubicación de tu documento que esta guardado en la nube y ábrelo.
3. Pasa la revisión del Editor y Diseñador para mejorar la ortografía gramática y algunos estilos utilizados para los niveles de Título.
4. Ve a Archivo, después haz clic en Exportar y selecciona Transformar en página web. Esto te abrirá Sway con la vista previa.
5. Da clic en Editar en caso de querer cambiar algunas cosas como el Espacio propio o el Diseño.
6. Por último, da clic en Compartir en la parte superior izquierda y seleccionaen la sección Compartir tu Sway con una de las siguientes opciones: Personas o grupos específicos, Los usuarios de su organización con el vínculo o Cualquier persona con un vínculo.
   1. Selecciona Ver o Editar según los permisos que quieras que tengan los demás a quienes compartes él vínculo.
7. También puedes copiar el código para insertar el Sway en un sitio de SharePoint Online o llevarlo a tu sitio y dar opción de Solicitar una contraseña para ver o editar este Sway o Los usuarios pueden ver los botones para compartir.

Conclusión

Contar con herramientas como Sway, la cual muchas veces no explotamos mucho por desconocimiento de que hace la herramienta o como utilizar es la que nos hace no utilizarla.

Pero teniendo el conocimiento y entendiendo las bondades de como utilizarlo se vuelve una herramienta poderosa donde compartir información se vuelve relevante y fácil de hacer.

Por ello los invito a que revisen mi Portafolio que publique en LinkedIn en un Sway https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6977446079701139456/